Почему, когда мы говорим много и подробно, нас скорее игнорируют, чем внимательно слушают? В информационную эру, когда каждый из нас испытывает информационный перегруз, краткость — это умение, которое нам крайне необходимо, чтобы быть услышанными и добиться успеха.
Все мы слышали фразы: «чем меньше, тем лучше», «краткость – сестра таланта», и все же многие из нас по-прежнему говорят слишком много, объясняют слишком детально, отправляют длинные письма и проводят многочасовые встречи, когда информации есть всего на 20 минут.
Проблема в том, что большая часть того, что мы говорим, в современных условиях информационного перегруза игнорируется. Джозеф Маккормак, автор книги «Краткость: как оказывать большее влияние, говоря меньше слов» (BRIEF: Making a Bigger Impact by Saying Less) считает, что очень важно переходить сразу к делу, чтобы привлечь внимание клиентов, потребителей и инвесторов. «Краткость — это главное умение, которое может способствовать карьерному росту во времена, когда люди, к которым вы обращаетесь, пересыщены информацией.»
Исследование Джозефа показало, что среднестатистический сотрудник получает 304 писем в неделю, проверяет смартфон 36 раз в час, а каждые восемь минут его ето-то отвлекает (или от 50 до 60 раз в день). Поэтому не сложно представить, почему наша способность сосредоточиться ослабевает. Если в 2000 году посчитали, что человек может удержать внимание на чем-то одном на протяжение 12 секунд, то в 2012 — этот промежуток времени сократился до восьми секунд.
Последствия нашей неспособности коротко излагать собственные мысли могут быть самыми суровыми. Если, например, во время собеседования, вам задали вопрос, а вы не смогли дать четкий ответ, интервьюер скорее всего предположит, что вы не готовы к беседе или что-то скрываете.
Презентуя свой продукт или услугу потенциальному клиенту, вы можете упустить сделку, погрузившись в объяснения, вместо того, чтобы слушать и слышать потенциального клиента или партнера.
Даже в письменных текстах неспособность коротко и по сути излагать мысли, имеет свои негативные последствия. 43% людей, которые получают длинные письма, удаляют их, не читая.
Когда основная идея (суть письма) остается туманной, получатель не понимает, что ему делать, а значит, откладывает ваше письмо на потом. Тогда как короткий мейл с понятной темой, которая объясняет, чего вы хотите от получателя, привлекает внимание получателя. Скорее всего письмо прочитают и возьмут в работу.
Отсутствие краткости оставляет место для сомнений
Маккормак считает, что мозг человека имеет способность воспринимать 750 слов в минуту, но обычный человек может произносить только 150 слов в минуту. Это означает, что еще около 600 слов могут витать в мозгу получателя информации. Эти слова Маккормак называет «ускользающие 600». Они могут быть использованы во фразе «Я не понимаю», «Мне скучно», «Что мне приготовить на ужин», или же они могут быть использованы во фразах «Я согласен», «Это отличная мысль» — и в этом случае разговор становится более оживленным, получатель информации принимает в нем активное участие, задает вопросы, а не создает эффект присутствия.
Многие из нас наоборот стремятся к длинным разговорам и объяснениям, полагая, что благодаря многословию могут показать, насколько они умны. С давних времен нас учат измерять свой успех количеством слов и страниц. Студентов просят написать 20-страничные курсовые, вместо того, чтобы ясно изложить свою мысль в таком количестве слов, которое для этого понадобится. Если вы можете изложить свою идею на двух страницах, мне будет интересно прочитать 20-страничное эссе, чтобы понять, как вы пришли к этой идее.
Еще одна причина, по которой у нас не получается быть краткими, — слабая подготовка. «Для того, чтобы в сжатом виде выдавать основную информацию, необходимо делать домашнюю работу: выбирать, что важно, что второстепенно для этого человека в этот момент времени.» —уверен Маккормак.
Для того, чтобы отбросить всю ненужную информацию, необходимо время — время, которое многие из нас не готовы инвестировать разговаривая с другими людьми.
Для того, чтобы потренировать свой талант коротко излагать мысли, Маккормак предлагает инструмент «мозговые карты». Прежде чем писать письмо или готовить презентацию, организуйте свои мысли в своеобразную ментальную карту под названием BRIEF (краткость). В центре листа напишите заголовок. Вокруг заголовка нарисуйте пять прямоугольников, в каждом из которых разместите следующую информацию:
B (Background): кратко опишите контекст.
R (Reason): объясните причину, зачем писать, говорить?
I (Information): дайте 2-3 ключевых пункта информации, которой вы хотите поделиться.
E (End): определите, на какой ноте вы хотите закончить беседу, презентацию, письмо.
F (Follow-up): продумайте вопросы, которые вам могут задать люди, для которых вы готовите это письмо или выступление.
Быть кратким сложно. Поэтому Маккормак и написал на эту тему книгу, в которой аж 256 страниц. Но все это об одном — о подготовке.
