Многие руководителе ежедневно пытаются разобраться, как же эффективно справиться со все более напряженными требованиями времени. Клиенты ожидают, что руководитель всегда должен быть доступен, партнеры и сотрудники хотят, чтобы руководитель решал проблемы и обращал внимание на их трудности. Почтовый ящик тоже хочет, чтобы его чистили и отвечали на письма. Помимо всего прочего есть еще и личная жизнь, которой тоже надо заниматься.
Сегодня всем занятым людям рекомендуют выставлять приоритеты. Но и это не решает всех проблем, поскольку лишь меняет порядок выполнение дел из списка, а никак не уменьшает их количество. Мы решаем вернуться к менее важным делам «позже», но это «позже» никогда не наступает.
Наше время и внимание — далеко не бесконечны. Как только мы вышли на определенный уровень ответственности в карьере, мы не можем выполнить все до одного требования, которые к нам выдвигаются, как бы тяжело мы не работали. Очередь из людей, которые хотят нас видеть, становится длиннее и длиннее, а в наш почтовый ящик никогда не бывает пустым.
Безусловно, выставлять приоритеты важно, но не достаточно.
Важный следующий шаг — это сортировка. Например, медицинский персонал в периоды кризиса должны решить, кому требуется немедленная помощь, а кто может подождать, а кому вообще не нужна помощь или кого нельзя спасти. Сортировка для простых смертных означает не только фокусировку на самом важном и отсрочку тех дел, которые менее важны, но и активное игнорирование многих вопросов, важность которых невелика.
Первый шаг — переформулировать вопрос. Если рассматривать полный почтовый ящик, незавершенный список дел и очередь клиентов у офиса как знак поражения, то можно зайти в тупик. Такое видение может заставить нас работать еще больше в надежде когда-нибудь одержать победу, но это бесполезно. Эту битву нам никогда не победить, потому что людей и писем и дел будет все больше, а наша продуктивность останется такой же. Поэтому почта, список и толпа клиентов должны считаться знаком успеха, доказательством того, что люди хотят нашего внимания и времени. Победа состоит не в том, чтобы увидеть пустым ящик входящих, а понять, что со всеми важными сообщениями мы поработали. Важно не сделать все дела, а сделать все действительно важные дела и т.д.
Следующий шаг — перестать использовать неправильные инструменты. Мы расходуем слишком много времени на тайм-менеджмент и личную продуктивность. Эти усилия могут дать результаты на тактическом уровне, но на уровне стратегической сортировки, они не помогут. Речь идет не о том, чтобы написать список дел, а о том, чтобы решить, что выбросить из этого списка.
И наконеч, нам необходимо обратиться к эмоциональному аспекту игнорирования определенных дел. Активное игнорирование дел и отказ людям вызывает разные эмоции, которые оказывают сильное влияние на наши выборы и поведение. Это то, что так усложняет сортировку. Да, мы чувствуем себя неловко, когда слышим фразу «игнорировать менее важные дела и людей». Но это не означает, что мы должны по хамски вести себя с этими людьми.
Чтобы эффективно сортировать дела нам важно понять собственную способность справиться с этими эмоциями, а «справиться» не означает «подавить».
Автор колонки предлагает несколько шагов, которые могут помочь нам управлять своими эмоциями:
– Настроить наши ментальные модели на то, чтобы рассматривать важное значение эмоций и роль, которую они играют в рационализации и принятии решений. Наши убеждения формируют наш опыт.
– Лучше заботиться о своей физической форме. Регулярные упражнения и полноценный сон улучшают нашу способность воспринимать и регулировать эмоции.
– Заняться медитацией или начать вести дневник, чтобы научиться управлять мыслями, лучше понимать свои эмоции, видеть перспективу нашего опыта.
– Расширить эмоциональный словарь в прямом смысле этого слова. Если в нашем распоряжении появляется больше слов, которыми мы можем описать то, что чувствуем, это помогает нам не только легче коммуницировать с другими людьми, но и точнее понимать себя.
Главная цель всего этого — расширить зону комфорта дискомфортом — научиться признавать сложные эмоции, которые появляются из-за необходимости сортировать и укорачивать наш бесконечный список дел и научиться по-доброму, но уверенно говорить «нет».
